Ansvarsfraskrivelse og juridisk tekst i e-mailsignaturen

Mange organisationer skal have en fast tekst med ud i deres mails — en fortrolighedserklæring, oplysninger om selskabet eller en henvisning til privatlivspolitikken. Problemet er sjældent teksten. Det er at få den til at se ens ud hos alle, og at få den opdateret, når den skal ændres.

Hvad bruges en ansvarsfraskrivelse til?

De tekster, vi oftest ser vores kunder lægge i signaturen, falder i tre grupper:

• Fortrolighed — en note om, hvad modtageren skal gøre, hvis mailen er sendt til den forkerte
• Selskabsoplysninger — navn, CVR-nummer og adresse, som mange virksomheder vælger at have med
• Persondata — en henvisning til privatlivspolitikken, så modtageren kan se, hvordan deres oplysninger behandles

Fælles for dem er, at de skal være ens på tværs af organisationen, og at de skal kunne rettes ét sted, når juristen ændrer en formulering.

Sådan gør I det i EpicRegards

Teksten lægges ind i signaturskabelonen sammen med logo, navn og kontaktoplysninger. Skabelonen tildeles til de grupper, den skal gælde for, og fra det øjeblik har alle i gruppen den samme tekst. Skal formuleringen ændres, retter I skabelonen ét sted, og ændringen slår igennem uden at nogen skal foretage sig noget lokalt.

Skal salgsafdelingen have en anden tekst end supporten, eller et datterselskab en anden end moderselskabet, løses det med hver sin skabelon på hver sin gruppe. Har en enkelt medarbejder brug for sin helt egen signatur, kan den tildeles individuelt.

Signaturen indsættes i Outlook — ikke i mailflowet

EpicRegards indsætter signaturen klientside: når en bruger skriver i Outlook — en ny mail, et svar eller en videresendelse — sætter tilføjelsesprogrammet den ind i beskeden. Det er en anden tilgang end de løsninger, der stempler teksten på serverniveau, mens mailen er undervejs, og forskellen er værd at kende.

Fordelene ved at gøre det i klienten:

• Afsenderen ser teksten, før mailen sendes. Ingen bliver overrasket over, hvad der stod under deres navn.
• Signaturen er med i Sendt post. Ved serverside-stempling tilføjes teksten efter afsendelsen, så kopien i Sendt post mangler den — en klassisk kilde til forvirring, når en mail skal dokumenteres bagefter.
• Ingen indgreb i mailflowet. Der skal ikke oprettes transportregler, og der er ingen tjeneste i midten, der kan forsinke eller fejle.
• Indholdet forlader ikke jeres eget miljø. Mailen skrives i Outlook og sendes gennem jeres Microsoft 365. Selve beskeden passerer ikke vores servere.

Hvad løsningen ikke dækker

Til gengæld skal I vide, hvor grænsen går. Signaturen indsættes, når mailen skrives i Outlook. Mail, der sendes fra andre systemer — et CRM, et ordresystem, en netværksscanner eller en serviceadresse, der svarer automatisk — kommer ikke gennem Outlook og får derfor ikke signaturen.

Er I underlagt et krav om, at en bestemt tekst skal med på al udgående post fra organisationen, uanset afsendersystem, så er en løsning der stempler på serverniveau det rigtige valg. Skal I have ensartede, professionelle signaturer med juridisk tekst på den mail, jeres medarbejdere selv skriver, er det præcis det, EpicRegards gør — til en brøkdel af prisen.

Hvad koster det?

Højst 1,50 kr. pr. bruger om måneden, faldende jo flere brugere I er. Alle funktioner er med i én plan — der er ingen tillægspakke for juridisk tekst eller for at bruge flere skabeloner. Regn på det i prisberegneren, eller læs hvordan udrulningen i Microsoft 365 foregår.

Start gratis prøveperiode