Udrulning af e-mailsignaturer i Microsoft 365

At rulle e-mailsignaturer ud til hele organisationen behøver ikke involvere et eneste besøg ved en medarbejders skrivebord. Med EpicRegards godkender du tilføjelsesprogrammet én gang i Microsoft 365 Administration, og derfra styres signaturer og kampagner centralt fra browseren.

Hvad skal der til, før I går i gang?

Tre ting, som de fleste organisationer allerede har på plads:

• Et Microsoft 365-miljø med Outlook
• Adgang som global administrator til at godkende tilføjelsesprogrammet
• Brugere i Entra Id — dem I i forvejen administrerer

Der skal ikke installeres software på den enkelte computer, og der skal ikke opsættes en server. Hele opsætningen foregår i Microsoft 365 Administration og i EpicRegards' egen administrationsflade.

Trin 1: Udrul tilføjelsesprogrammet én gang

Outlook-tilføjelsesprogrammet uploades til jeres Microsoft-tenant og sendes derfra ud til brugerne. Som administrator giver du samtykke én gang, og du bestemmer selv, om programmet skal udrulles til alle i organisationen eller kun til en gruppe.

Der er ingen individuel installation. Når godkendelsen er på plads, dukker tilføjelsesprogrammet op hos brugerne af sig selv — også hos dem, der bliver oprettet senere.

Trin 2: Design signaturen

Signaturer bygges i en editor i browseren, hvor I lægger logo, skrifttyper, farver og felter på plads. Felter som navn, titel, telefonnummer og afdeling udfyldes automatisk fra brugerens oplysninger, så den samme skabelon kan bruges af hele organisationen uden at nogen skal rette i den manuelt.

Skal signaturen også bære en kampagne, oprettes banneret samme sted og planlægges med start- og slutdato.

Trin 3: Tildel med grupper

Signaturer og kampagner tildeles normalt til grupper frem for til enkeltpersoner. I kan bruge jeres eksisterende grupper fra Entra Id, eller bygge regelbaserede grupper i EpicRegards — for eksempel alle i en bestemt afdeling eller på en bestemt lokation. Har en enkelt medarbejder brug for sin egen signatur, kan den tildeles individuelt.

Det er her, den løbende drift bliver billig: når en ny medarbejder oprettes i Entra Id og lander i den rigtige gruppe, har vedkommende den rigtige signatur uden at nogen foretager sig noget. Ændringer slår igennem i realtid på tværs af alle Outlook-platforme.

Hvilke Outlook-versioner er dækket?

Signaturen følger brugeren, ikke maskinen:

• Outlook (Windows)
• Outlook Classic (Windows)
• Outlook on the Web (browsers)
• Outlook on iOS (iPhone)
• Outlook on iPadOS (iPad)
• Outlook on Android (smartphones and tablets)
• Outlook for Mac

Hvordan hænger licenser sammen med Entra Id?

I betaler per bruger. Er abonnementet licenseret til 300 brugere, må I synkronisere op til 300 brugere fra Entra Id. Synkroniserer I flere end det licenserede antal, holder signaturerne for de overskydende brugere op med at virke efter en periode — det sker ikke øjeblikkeligt. Brugerlicenser kan tilføjes og fjernes løbende med virkning fra næste faktureringsperiode.

Prisen per bruger falder, jo flere brugere I er. Regn på det i prisberegneren.

Prøv det på jeres eget miljø

Den hurtigste måde at vurdere en udrulning på er at gennemføre den i det små. Prøveperioden er på 30 dage med adgang til alle funktioner, og der kræves ikke betalingskort for at komme i gang.

Start gratis prøveperiode