Privatlivspolitik

Dataansvarlig

EpicRegards.com
CVR-nr. 30424085
Louisevej 7, 7860 Spøttrup, Danmark

Du kan altid kontakte os om behandlingen af dine personoplysninger på [email protected].

Hvilke oplysninger vi indsamler

Når du udfylder kontaktformularen eller tilmelder dig en prøveperiode på dette website, registrerer vi de oplysninger, du selv indtaster:

• Navn
• E-mailadresse
• Virksomhedsnavn
• Antal medarbejdere eller brugere
• Din besked, hvis du skriver en

Sammen med indsendelsen gemmer vi automatisk din IP-adresse, det sprog du brugte sitet på, og tidspunktet for indsendelsen. IP-adressen bruges udelukkende til at begrænse antallet af indsendelser fra samme afsender og dermed forhindre misbrug af formularerne.

Vi indsamler ikke oplysninger om dig på andre måder på dette website, og vi videresælger ikke oplysninger til tredjepart.

Formål og retsgrundlag

Oplysningerne bruges til at besvare din henvendelse, oprette din prøveperiode og kontakte dig om den. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at besvare henvendelser fra potentielle kunder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og for prøveperioder som led i indgåelse af en aftale på din anmodning, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Opbevaring

Henvendelser via kontaktformularen opbevares i 12 måneder fra det tidspunkt, hvor henvendelsen er besvaret, hvorefter de slettes. Oplysninger fra en prøveperiode opbevares i 6 måneder efter prøveperiodens udløb og slettes derefter, medmindre prøveperioden er overgået til et betalt abonnement. Logs, der bruges til at begrænse antallet af indsendelser fra samme afsender, slettes automatisk efter én time.

Oplysninger, som vi er forpligtet til at gemme efter bogføringsloven, opbevares dog i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Cookies og statistik

Sitet sætter en teknisk nødvendig sessionscookie (PHPSESSID) på de sider, der indeholder en formular. Den beskytter formularen mod misbrug og slettes, når du lukker browseren. Dit valg af lyst eller mørkt tema gemmes lokalt i din browser og sendes aldrig til os.

Vi bruger Google Analytics til at måle, hvordan sitet bruges. Google sætter i den forbindelse cookies på din enhed og behandler oplysninger om dit besøg.

Google Analytics indlæses først, når du har givet dit samtykke. Første gang du besøger sitet, bliver du spurgt, og vælger du ”Nej tak”, sendes der ingen data til Google — sitet virker præcis som før. Dit valg gemmes lokalt i din browser i 12 måneder, hvorefter du bliver spurgt igen. Du kan til enhver tid ændre dit valg via Cookieindstillinger nederst på siden.

Databehandlere

Vi deler kun oplysninger med leverandører, der behandler data på vores vegne:

• Microsoft — e-mail og drift af Microsoft 365
• Google — statistik via Google Analytics
• Cloudflare — levering og sikring af websitet

Hvor dine data opbevares

De oplysninger, du sender til os via formularerne på dette website, opbevares udelukkende på servere inden for EU/EØS.

Google Analytics leveres af Google Ireland Limited. Google kan i forbindelse med driften overføre oplysninger til Google LLC i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework. Vælger du ”Nej tak” til statistikcookies, finder denne behandling ikke sted.

EpicRegards-portalen

Denne politik dækker dette website. Selve produktet — portal.epicregards.com og tilføjelsesprogrammet til Outlook — er udviklet fra bunden af os og driftes i vores eget datacenter i Danmark uden brug af ekstern hostingleverandør. Portalen bruger hverken Google Analytics eller andre former for statistik- eller sporingsværktøjer fra tredjepart, og der sættes ingen cookies i portalen ud over dem, der er nødvendige for at holde dig logget ind.

De medarbejderoplysninger, en kunde synkroniserer fra Entra Id til brug for signaturer, behandler vi som databehandler på kundens vegne efter en særskilt databehandleraftale. Er du medarbejder hos en af vores kunder, skal du rette henvendelse til din egen arbejdsgiver om disse oplysninger, da det er arbejdsgiveren, der er dataansvarlig for dem.

Tilføjelsesprogrammet til Outlook — sendestatistik

Når der sendes en besked fra en postkasse, som kører EpicRegards-tilføjelsesprogrammet, registrerer vi, at beskeden er sendt, hvilken bruger der var logget ind og sendte den, hvor mange modtagere den var adresseret til, og om den indeholdt en kampagne. Vi registrerer hverken emnet, modtagernes adresser eller nogen del af beskedens indhold.

Registreringerne findes, for at en organisation kan se, hvor stor en del af dens udgående post der indeholder en kampagne, og de behandles på organisationens vegne efter databehandleraftalen.

Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, at få urigtige oplysninger rettet, at få oplysninger slettet, at få behandlingen begrænset, at gøre indsigelse mod behandlingen og at modtage dine oplysninger i et struktureret format. Skriv til [email protected], så vender vi tilbage hurtigst muligt.

Er du utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

Ændringer

Vi kan opdatere denne politik. Den gældende version findes altid på denne side.

Senest opdateret 26. august 2026.